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Vous êtes souvent en retard ? Vous avez tendance à procrastiner ? Votre journée passe si vite que vous ne parvenez pas à réaliser les tâches que vous aviez planifiées ? Vous avez l’impression de consacrer la majorité de votre temps et de votre énergie à répondre aux besoins des autres ? Il vous arrive de sauter la pause déjeuner pour avancer sur un dossier ?  Si vous avez répondu oui à l’une de ces questions, cet article est pour vous.

Pour mieux gérer son temps il faut commencer par mieux se connaître soi-même.

• écouter ses ressentis et prendre en considération ses besoins essentiels, par exemple son biorythme ;
• se déconnecter des perturbations extérieures, notamment digitales et préserver son espace de concentration ;
• se poser, prendre de la hauteur pour faire le point et ajuster sa stratégie.

Prendre du temps pour soi pour son développement personnel et professionnel (se former, lire un livre) est un bon investissement pour sortir sa tête du guidon, ajuster sa trajectoire, mettre en place de nouveaux comportements et au final gagner en performance.

Apprendre à se connaître est nécessaire pour évoluer; par exemple, pour lutter efficacement contre la procrastination. En effet, il s’agit d’un mécanisme psychologique de défense que l’on met en place pour se préserver. Lorsque l’on repousse sans cesse une tâche importante, il faut s’interroger sur les bénéfices que nous apporte cette stratégie d’évitement. On pourra alors envisager des solutions adaptées pour soutenir notre mise en action. 

Pour modifier sa façon de fonctionner de façon durable, il faut procéder en douceur. On peut utiliser ses habitudes (par exemple, introduire le rangement quotidien de son bureau lors de son rituel café du matin) et se fixer des objectifs PPPP , le Plus Petit Pas Possible, cette mise en mouvement qu’il est impossible de ne pas réussir à faire.

La connaissance de soi est donc le premier pas à effectuer. En effet, la gestion du temps et des priorités n’est pas une fin en soi. Elle reste au service d’un projet personnel et professionnel qu’il est nécessaire de définir, de clarifier et d’ajuster régulièrement.

 Agir sur la relation avec les autres pour gagner du temps collectivement.

Hiérarchie, collègues, clients, fournisseurs, partenaires, impactent notre charge de travail et notre emploi du temps. Comment trouver le juste équilibre pour prendre en considération les demandes des autres tout en préservant son temps ? Tout le monde est gagnant lorsque les besoins de chacun sont bien pris en considération.

Prendre le temps de soigner ses relations en réservant des moments d’échanges et de convivialité est essentiel. Cela permet de gagner en fluidité dans la relation et de résoudre plus efficacement certains problèmes lorsqu’ils se présentent. Pour autant, cela ne veut pas dire qu’il faut tout accepter. Poser ses limites et savoir dire « non » tout en préservant la relation est primordial, sous peine de ne pas pouvoir honorer ses engagements.

La qualité de la communication permet de gagner un temps précieux. Savoir écouter est indispensable pour capter les besoins de l’autre et mieux évaluer la charge de travail à venir. Il ne faut pas hésiter à questionner et reformuler la demande initiale  pour obtenir des réponses claires et précises (parfois par écrit) afin d’éviter les pertes de temps liées aux incompréhensions.

Pour fixer ses priorités et agir efficacement au travail, il est essentiel de savoir ce que l’on attend de nous. La fiche de poste est un bon outil pour préciser les missions et les tâches à réaliser. C’est un cadre de référence qui permet plus facilement de faire des choix en se focalisant d’abord sur ses objectifs, c’est à dire là où l’on est attendu par l’organisation et par sa hiérarchie. Le manageur gagnera un temps précieux au quotidien notamment pour faire respecter les consignes si les objectifs et les missions de ses collaborateurs sont clairement définis avec eux.

Malgré la meilleure gestion du temps possible, on ne peut pas tout réaliser soi-même. Il est alors important de savoir quoi et à qui déléguer pour que cela soit réellement efficace. La délégation d’une tâche sans importance n’a pas vraiment d’intérêt ni pour soi, ni pour le délégataire qui verra sans doute là, un manque de reconnaissance de ses compétences. Déléguer de façon efficace, consiste à confier à l’autre une tâche prioritaire qu’il fera plus vite et mieux que soi.

Pour gagner du temps collectivement, il est donc fondamental d’apprendre à s’écouter pour mieux prendre en considération les besoins de chacun. Investir dans la relation permet d’éviter certains problèmes ou de les résoudre plus efficacement. Favoriser la coopération permet d’obtenir du soutien et de trouver des solutions en mode « gagnant-gagnant » bénéfiques pour le collectif.

Gérer sa charge de travail et son énergie pour être efficace dans le temps.

Faire la liste des tâches à réaliser n’est pas suffisant pour organiser son temps de travail. Il est nécessaire de qualifier chacune d’elles en clarifiant les objectifs, les échéances à tenir et la charge de travail à prévoir, c’est à dire la quantité d’énergie qu’il faudra fournir.

Chacun est différent et dispose d’un niveau de performance variable en fonction de son biorythme. Certains, dits « du matin », auront tout intérêt à planifier un travail plus sollicitant en début de journée et à réserver l’après-midi pour des tâches plus légères comme du classement ou de la mise en forme de documents. Une tâche prend d’autant moins de temps que l’on dispose d’énergie pour la réaliser. La micro-sieste est adoptée  par de nombreuses entreprises qui en ont mesuré les bénéfices en termes de productivité et de qualité de service.

Toutes les solutions permettant d’économiser ses batteries sont bonnes à étudier :

• avoir une bonne hygiène de vie (alimentation équilibrée, sommeil suffisant, activité physique régulière) ;
• alléger sa charge mentale en utilisant des outils d’assistance performants ;
• lâcher prise en acceptant de ne pas tout faire soi-même, de tout contrôler et d’arrêter le perfectionnisme ;
• supprimer les tâches et les réunions inutiles ;
• développer l’excellence de ses points forts plutôt que chercher à  améliorer ses points faibles ;
• prendre du temps pour en gagner : régler un problème technique récurent, vérifier une information stratégique, prendre du recul ;
• préserver sa concentration en évitant d’être interrompu par des sollicitations extérieures (notifications, appels téléphoniques et autres).

La bonne gestion de son énergie est la clé pour accomplir sur la durée, de nombreuses tâches en respectant à la fois les échéances et les exigences de qualité.

Les techniques et les outils pour une meilleure gestion du temps.

La meilleure méthode pour optimiser sa gestion du temps et des priorités est celle que l’on inventera soi-même, en fonction de ses besoins et de ses critères d’efficacité. De nombreux outils existent pour définir, quantifier, qualifier, organiser, planifier et mettre en œuvre les tâches à accomplir en respectant des échéances.

La technique de base la plus utilisée demeure la to-do list. Elle permet dans un premier temps de libérer son cerveau mais nécessite des actions complémentaires. Il ne suffit pas de recenser les tâches à effectuer mais bien de les qualifier en termes d’importance, d’urgence, de charge de travail et d’échéances. D’après la loi de Pareto, 20% des tâches listées représentent 80% de ce qui est vraiment important à faire.

Prioriser, c’est renoncer ! Il faut faire le deuil de ne pas pouvoir tout faire. La matrice d’Einsenower est un outil simple et efficace pour faire le tri. Elle propose de répartir les tâches dans quatre quadrants distincts en fonction du niveau d’urgence et d’importance. Il est alors plus facile de supprimer les tâches inutiles, de savoir quoi déléguer et de se concentrer sur l’important et l’urgent à réaliser soi-même.

La planification est essentielle pour organiser son temps de travail mais pour être efficace, elle doit prendre en compte trois catégories de tâches ; comparables aux trois états de la matière :

• solides : les points durs non modifiables, ce qui est bloqué dans l’agenda, comme une réunion, un rendez-vous, un déplacement ;
• liquides : les tâches connues et quantifiables pour lesquelles on dispose davantage de marges de manœuvre comme un rapport à rédiger, un appel téléphonique à passer ;
• gazeux : ce qui est imprévisible et expansif comme une panne informatique, un client mécontent, un exercice d’évacuation incendie.

Pour ne pas se laisser dépasser, il est essentiel de maitriser au mieux le connu et de prévoir l’imprévisible. Ce qui est connu (solide et liquide) doit être estimé en termes de charge de travail et de temps de réalisation afin de fixer des limites temporelles. En effet, d’après la loi de Parkinson, plus on a du temps pour réaliser une tâche, plus cette tâche prend du temps.  Pour ce qui est de l’inconnu (gazeux), il faut parvenir à l’estimer en observant tout simplement la réalité de ses journées de travail. Si l’on passe 2h par jour en moyenne à gérer des imprévus alors c’est le temps qu’il faut intégrer dans son planning chaque jour, sans quoi il sera impossible d’assumer les autres tâches (notamment liquides).

Parmi les nombreuses techniques d’optimisation du temps et des priorités, on peut encore citer :

• la méthode LIMITER ; reprend l’ensemble de ce qui a été vu précédemment pour recenser, quantifier, prioriser, intégrer les imprévus et planifier ;
• la méthode 2-2-20-2 ; permet de faire face efficacement à une demande urgente de sa hiérarchie ou d’un client ;
• la méthode Pomodoro ; est adaptée pour produire efficacement un travail fastidieux qui demande de la concentration comme la rédaction d’un rapport ;
• la méthode Getting Things Done de David Allen ; a fait ses preuves pour collecter, traiter, organiser, ajuster et réaliser les tâches efficacement.

Encore une fois, la meilleure méthode pour vous est celle que vous inventerez vous-même en vous inspirant de l’existant.

Conclusion

L’optimisation de la gestion du temps et des priorités ne se limite pas à l’utilisation de techniques et d’outils performants. Elle dépend de nos fonctionnements personnels ancrés, de nos interactions permanentes avec les autres et de notre capacité à gérer la charge de travail en fonction de notre niveau d’énergie.

Pour améliorer sa qualité de vie au travail en lien avec la gestion du temps; chacun pourra mettre œuvre les actions qui lui sembleront pertinentes au regard de son contexte de vie et de travail et des marges de manœuvre dont il dispose pour le faire. Il n’y a pas de méthode miracle, le mieux est d’expérimenter et de juger par soi-même. Quel est votre PPPP à l’issue de la lecture de cet article pour améliorer votre gestion du temps ?